archiefwebsite venray

Gemeentearchief

Sfeer beeld

Bezoekersreglement

1. Algemeen

1.1    Als bezoeker heeft u alleen toegang tot de publieksruimten van het gemeentearchief.

1.2    U dient uw jas aan een kapstok op te hangen. De studiezaalmedewerker zorgt voor het opbergen van uw tas in een daarvoor bestemde afsluitbare kast.

1.3    U dient zich te houden aan de aanwijzingen die gegeven worden door medewerkers van het gemeentearchief, in het belang van de orde en/of veiligheid. Bij weigering kan u verdere toegang tot het gemeentearchief ontzegd worden.

1.4    Bezoekers mogen in de studiezaal geen consumpties nuttigen.

1.5    Uw medebezoekers mag u niet storen. Uw mobiele telefoon dient daarom uitgeschakeld te zijn. Afgezien van geleidehonden worden dieren in de publieksruimten niet toegelaten.

1.6    In de studiezaal mag u geen tassen, mappen, ordners en voorwerpen die (naar het oordeel van de studiezaalmedewerker) de stukken kunnen beschadigen, bij u hebben. Deze dient u achter te laten in de daarvoor bestemde afsluitbare kast.

1.7    De beeldschermen in de studiezaal zijn bestemd voor het doen van onderzoek op het terrein van genealogie en cultureel erfgoed.

1.8    Bij brand of andere calamiteiten alsmede bij ontruimingsoefeningen zijn bezoekers verplicht gehoor te geven aan aanwijzingen of instructies van de medewerkers van de bedrijfshulpverlening.

1.9    In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten tot het sluiten van de studiezaal of de dienstverlening tijdens openingstijden beperken.

2.    Inschrijving

2.1    Indien u stukken wilt raadplegen, dient u zich als bezoeker in te schrijven. Op de registratiekaart moeten de volgende velden verplicht worden ingevuld: familienaam/voorletters, adres, postcode en woonplaats.
De registratiegegevens zijn niet openbaar tenzij de bezoeker daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

2.2    De over u verzamelde gegevens worden slechts gebruikt overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens, namelijk voor statistische doeleinden, voor de toezending aan u van informatie door het gemeentearchief en indien moet worden nagegaan wie welke stukken heeft geraadpleegd.

3.    Terbeschikkingstelling van materiaal

3.1    Stukken kunnen worden aangevraagd tot 16.30 uur.

3.2    Voor het aanvragen van archiefstukken maakt u gebruik van de daarvoor bestemde formulieren.

3.3    Materiaal dat vooraf schriftelijk, telefonisch of per email wordt aangevraagd dient juist aangeduid te zijn. Onvolledige of incorrecte aanvragen worden niet in behandeling genomen.

3.4    De medewerker studiezaal kan het aantal door een bezoeker per dag te raadplegen stukken beperken.

3.5    Stukken die op naam van een andere bezoeker zijn aangevraagd mag u niet rechtstreeks overnemen. U kunt deze stukken zelf aanvragen als ze door de studiezaalmedewerker zijn ingenomen.

3.6.    In principe kunt u al het archief- en beeldmateriaal in origineel raadplegen. Daarvan is uitgezonderd materiaal:

  • dat in slechte staat verkeert;
  • dat bij overbrenging naar het gemeentearchief aan beperkende bepalingen is onderworpen;
  • dat om reden van het ontbreken van een toegang niet toegankelijk is of dat geïnventariseerd wordt;
  • waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is;
  • dat om andere redenen niet geraadpleegd kan worden; hierover kunt u informatie krijgen bij de studiezaalmedewerker.

3.7    Bedenk dat de documenten kwetsbaar, uniek en onvervangbaar zijn. Wij verwachten daarom dat u uiterst zorgvuldig bent bij het raadplegen van stukken. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gesteld materiaal.

  • Raak de originele documenten zo min mogelijk met uw vingers aan.
  • Gebruik een lezenaar om gebonden delen te steunen. Vermijd vouwen of kreuken. Gebruik de stukken niet als onderlegger. Leun niet op de archiefstukken en zet er geen voorwerpen op. Leg geen archiefdocumenten of archiefdozen op de vloer.
  • Verwijder geen labels, nietjes of ander bind- en verpakkingsmateriaal van het archiefstuk. Probeer losse archiefstukken niet opnieuw te ordenen. Laat de bladen niet uitwaaieren. Maak geen aantekeningen op de stukken en voeg geen eigen papieren toe.
  • Meldt elke beschadiging of verkeerde berging van een archiefstuk aan de studiezaalmedewerker.

3.8    Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Daarenboven is de verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ (die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) aan bijzondere voorwaarden gebonden.

4. Publicatie

4.1    Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen publiceren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig geschaad wordt. Daarenboven is de verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ (die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) aan bijzondere voorwaarden gebonden.

4.2    Indien u informatie uit het gemeentearchief verwerkt in een publicatie, vragen wij u één exemplaar van de publicatie ter beschikking te stellen aan het gemeentearchief.

5. Foto’s, fotokopieën en andere reproducties

5.1    U mag zelf in de studiezaal foto’s – zowel analoog als digitaal – maken van archief- en bibliotheekmateriaal, mits u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • u maakt de reproducties uitsluitend voor eigen oefening, studie of gebruik (indien niet: dan dient u over het auteursrecht te overleggen met de studiezaalmedewerker);
  • u gebruikt geen flitslicht, handscanner of leespen (omdat dit de goede staat van de stukken in gevaar kan brengen);
  • u bezorgt andere bezoekers geen overlast.

5.2    De studiezaalmedewerker kan weigeren bepaalde stukken te (doen) reproduceren indien naar zijn oordeel de toestand van de bescheiden zich daartegen verzet.

5.3    Als u niet zelf reproducties kunt of mag maken, kunt u het gemeentearchief opdracht tot reproductie geven. Reproducties worden vervaardigd tegen betaling van de bedragen, genoemd in de Legesverordening van de gemeente Venray. Een overzicht van de geldende tarieven is voor de bezoeker beschikbaar.

5.4    Materiaal groter dan formaat A3 of dikker dan 5 cm kan niet worden gefotokopieerd, wel gefotografeerd. U kunt hiervan zelf foto’s maken.

5.5    Reproducties worden alleen vervaardigd indien dit auteursrechtelijk toegestaan is of indien u de gemeente schriftelijk vrijwaart voor gevolgen van eventuele inbreuk op auteursrechten.

5.6    De bezoeker mag geen materiaal overtrekken.

5.7    Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gereproduceerd worden.

6. Klachten en geschillen

6.1    Hebt u klachten, wendt u zich dan tot de studiezaalmedewerker. Op de behandeling van klachten is de klachtenprocedure van de gemeente van toepassing.

6.2.    Bent u het niet eens met een beslissing van een medewerker, dan kunt u bezwaar maken bij de gemeentearchivaris. Diens besluit kan, indien u daarom vraagt, op schrift gezet worden. Dan wordt ook aangegeven hoe u tegen dat besluit bezwaar en beroep kunt aantekenen op grond van de Algemene wet bestuursrecht.

6.3    De gemeentearchivaris kan een bezoeker die handelt in strijd met dit bezoekersreglement de gelegenheid tot verder onderzoek of de toegang tot de studiezaal ontzeggen. Voor dit besluit geldt hetzelfde als in 6.2. is vermeld.

De gemeente gaat ervan uit dat mensen die gebruik maken van de studiezaal van het gemeentearchief kennis hebben genomen van dit bezoekersreglement en dit reglement zonder voorbehoud accepteren.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders

op 30 januari 2007.